Kako dosegnuti donositelje odluka uz vašu peticiju

Potvrdite da ciljate pravu osobu

Prije nego što se obratite, provjerite jeste li identificirali osobu ili tijelo koje doista ima ovlasti učiniti ono što tražite. Kontaktiranje osobe koja ne može postupiti po vašem zahtjevu gubi vrijeme i može ostaviti dojam da ne razumijete kako relevantna institucija funkcionira.

Zapitajte se: tko donosi konačnu odluku o ovom konkretnom pitanju? U nekim slučajevima jedno tijelo daje prijedlog, a drugo ga odobrava. Službenik vijeća može pripremiti preporuku, dok o njoj glasaju izabrani vijećnici. Odjel u tvrtki može upravljati pravilima, dok izvršni tim odobrava izmjene. Ako su uključeni oboje, kontaktirajte oboje.

Ako niste sigurni, provjerite službenu internetsku stranicu relevantne organizacije, pogledajte kako su slične odluke donesene u prošlosti ili nazovite glavni centralni ured i pitajte tko je zadužen za konkretno pitanje koje otvarate.

Stupite u kontakt rano, a ne samo pri predaji

Ne morate čekati da prikupite tisuće potpisa prije nego što obavijestite donositelja odluka da vaša peticija postoji. Rani kontakt služi dvjema svrhema: pokazuje da ste ozbiljni i daje vam vremena da saznate postoji li formalni postupak podnošenja koji trebate slijediti.

Kratka uvodna poruka kad vaša kampanja krene ili kada prikupite svoj prvi značajniji broj potpisa sasvim je prikladna. Neka bude kratko i činjenično. Još ne tražite odluku. Samo ih obavještavate i uspostavljate kanal za kontakt.

Rani kontakt također vam pomaže pronaći pravu adresu, ime relevantnog službenika ili predstavnika te saznati postoje li rokovi koje trebate znati.

Kako napisati učinkovitu poruku

Bilo da šaljete uvodnu poruku, izvješće o napretku ili službeno pismo za predaju, struktura je ista. Budite jasni, sažeti i pristojni. Neprijateljske ili optužujuće poruke daju primatelju izgovor da vas odbaci.

Svaka poruka donositelju odluka trebala bi sadržavati:

• Što tražite. Jasno i nedvosmisleno navedite konkretnu promjenu koju želite.
• Zašto je to važno. Jedna ili dvije rečenice o tome tko je pogođen i što će se dogoditi ako se ništa ne promijeni.
• Razina javne potpore. Navedite koliko je ljudi potpisalo i uključite poveznicu na peticiju kako bi to mogli provjeriti.
• Bilo koji relevantni rok. Ako se odluka približava, navedite to. Rok daje vašoj poruci razlog da bude pročitana odmah.
• Jasan zahtjev za odgovor. Pitajte što planiraju učiniti i do kada možete očekivati povratnu informaciju.

Odaberite pravi kanal

Različite situacije zahtijevaju različite pristupe.

• Email Najbolja početna točka za većinu kampanja. Stvara pisani trag, može se interno proslijediti i daje primatelju vremena za odgovor. Obratite se imenovanoj osobi, a ne generičkom sandučiću.
• Pismo. Tiskano pismo poslanom poštom prikladno je za formalne institucije poput parlamenta, državnih tijela ili velikih javnih institucija. Fizičko pismo ponekad dobiva više pozornosti od e-pošte.
• Telefonski poziv. Korisno za praćenje neodgovorene e-pošte ili za otkrivanje tko je prava kontakt osoba. Prije poziva imajte jasan cilj i budite kratki.
• Zahtjev za sastankom. Vrijedi pokušati kada prikupite značajan broj potpisa. Kontakt uživo teže je ignorirati i daje vam priliku da iznesete svoj slučaj izravno. Budite fleksibilni oko termina: ako glavni donositelj odluka nije dostupan, sastanak s višim članom osoblja i dalje je vrijedan.
• Društvene mreže Označavanje donositelja odluka u javnoj objavi stvara vidljiv pritisak. To učinite pažljivo i profesionalno. Najbolje djeluje kada imate nešto konkretno za objaviti, poput važnog prekretnice, a slabo kada izgleda kao trajna kampanja uznemiravanja.

Vodite evidenciju svih kontakata: datume, imena, što je poslano i kakav ste odgovor dobili. Ta je evidencija korisna ako kampanja eskalira i ključna kada peticiju formalno predajete.

Pravilno tempirajte kontakt

Najuspješniji trenuci za kontakt s donositeljem odluka povezani su s događajima u vašoj kampanji ili njihovu procesu odlučivanja.

• Kad dosegnete prekretnicu po broju potpisa koja pokazuje stvarnu javnu potporu.
• Kad je zakazan sastanak odbora, glasanje vijeća ili pregled politike. Kontaktirajte ih nekoliko dana unaprijed, a ne istoga dana.
• Kad se dogodi nešto novo: medijska pokrivenost vašeg pitanja, povezan događaj ili izjava drugog tijela koja podupire vaš stav.
• Kad ste spremni formalno predati peticiju. Najavite im to unaprijed kako bi mogli odvojiti vrijeme da je prime na odgovarajući način.

Izbjegavajte tako česte kontakte s donositeljem odluka da vaše poruke počnu djelovati kao pritisak, a ne komunikacija. Jedna ili dvije dobro tempirane poruke imaju veću težinu od niza tjednih e-poruka.

Pripremite paket za predaju

Kad ste spremni formalno predati peticiju, pripremite paket koji vašu kampanju predstavlja jasno i profesionalno. Dobro pripremljenu predaju teže je ignorirati nego poveznicu na internetsku stranicu.

• Popratno pismo: Jedna stranica koja sažima peticiju: problem, vaš konkretni zahtjev i broj ljudi koji su potpisali. Ponovno navedite svaki rok i jasno zatražite odgovor.
• Popis potpisa. Ispišite sažetak potpisa koji uključuje imena, lokacije i sve komentare. Ako imate tisuće potpisa, reprezentativni uzorak s provjerenim ukupnim brojem praktičniji je od svakog pojedinog imena.
• Osobne priče: Nekoliko konkretnih komentara ili kratkih izjava potpisnika dodaje ljudsku dimenziju koju same statistike ne mogu. Odaberite primjere koji jasno ilustriraju učinak problema.
• Potporni dokazi. Ako imate relevantne medijske objave, službene podatke ili stručne izjave koje podupiru vaš slučaj, uključite ih kao privitke ili reference.

Ako vas donositelj odluka zamoli da potpise pošaljete e-poštom, objasnite da se osobni podaci ne bi trebali masovno slati e-poštom. Predaja uživo ili formalna pisana predaja prikladnija je i pokazuje da odgovorno postupate s podacima podupiratelja.

Uključite medije pri predaji

Javna predaja stvara trenutak vidljive odgovornosti. Medijska pokrivenost predaje dodatno pritišće donositelja odluka i stvara novi interes za peticiju.

Tjedan dana prije datuma predaje pošaljite kratko priopćenje za medije ili prijedlog lokalnim novinarima koji prate vašu temu. Recite im što predajete, koliko je ljudi potpisalo te kada i gdje će se predaja održati.

Unaprijed pitajte donositelja odluka je li im prihvatljiva prisutnost medija. Mnogi izabrani dužnosnici to rado prihvaćaju. Čak i ako nijedan novinar ne dođe, sami snimite fotografije i video predaje. To možete podijeliti u ažuriranju peticije i na društvenim mrežama.

Za cjelovit vodič o obraćanju novinarima i pisanju priopćenja za medije pogledajte Kako dobiti medijsku pokrivenost za vašu peticiju.

Što učiniti ako ne dobijete odgovor

Nedostatak odgovora je čest i ne znači nužno da je peticija ignorirana. Osoblje možda obrađuje veliku količinu dopisivanja, pitanje je možda još u aktivnom razmatranju ili vaša poruka nije stigla do prave osobe.

Ponovno se javite nakon razumnog razdoblja, obično nakon jednog do dva tjedna. Pozovite se na svoju izvornu poruku i uljudno pitajte je li primljena te kada možete očekivati odgovor.

Ako i dalje ne dobijete odgovor, razmotrite druge mogućnosti: formalno podnošenje kroz vlastiti postupak institucije, pitanje postavljeno na javnom sastanku ili kontakt preko izabranog predstavnika. Bilježenje nedostatka odgovora i dijeljenje toga u ažuriranju peticije ili priopćenju za medije također može stvoriti pritisak, iako ovaj pristup zahtijeva pažljivo postupanje.

Nakon predaje: pratite daljnji tijek i zatvorite krug

Predaja nije kraj kampanje. Obavještavajte svoje podupiratelje o tome što slijedi.

• Objavite ažuriranje odmah nakon predaje. Podijelite kako je prošlo, što je rečeno, fotografije i koji su sljedeći koraci. Podupiratelji koji su potpisali prije nekoliko tjedana i dalje su zainteresirani za ishod.
• Naknadno se javite donositelju odluka. Ako su obećali odgovoriti ili poduzeti radnju do određenog datuma, javite se kada taj datum nastupi. Uljudna, činjenična podsjetnik pokazuje da pratite situaciju.
• Objavite ishod. Ako kampanja uspije, jasno obavijestite svoje podupiratelje. Ako ne uspije, objasnite što se dogodilo i postoje li daljnji koraci. Ljudi koji su sudjelovali zaslužuju znati čemu su njihovi potpisi pridonijeli.

Kampanja koja se dobro zaključi, bez obzira na ishod, gradi povjerenje kod ljudi koji su je podržali i olakšava njihovu ponovnu mobilizaciju u budućnosti.